Enjeux et impacts du mode SaaS sur la production multicanal de documents

Pour les entreprises, quelles que soient leur taille ou leurs activités, mettre en œuvre, maintenir ou agréger des solutions multicanal pour la communication clients ou la gestion des documents s’avère très complexe et coûteux. Il s’agit d’acquérir la plateforme technique supportant les différentes applications, d’en assurer l’administration, la maintenance et le haut niveau de disponibilité, mais aussi le backup et la sécurité. Toutes ces actions requièrent des moyens financiers et humains importants. A cela s’ajoutent le choix des composants permettant une production multicanal accessible par les différents métiers (comptabilité, RH, marketing, commerce, juridique,…), leurs acquisitions, installations et intégrations sans oublier la formation, la maintenance applicative et la gestion quotidienne de la production. Ces étapes s’inscrivent en autant de projets et sous-projets dont les clients ne veulent plus. La nécessité de mettre à disposition des métiers les solutions dans un délai court et à des coûts maitrisés amène inéluctablement les organisations à penser au mode SaaS. Internet 2.0 a été la révolution technologique qui a conduit à l’explosion du mode SaaS et permis un gain de temps et d’argent considérable, notamment pour la production multicanal. Dans ce domaine, selon les entreprises, les coûts ont diminué de 25 à 40% !

Les solutions proposées doivent être « scalables » ; la production documentaire évolue en permanence en fonction des besoins et des nouvelles technologies. En cela, le mode SaaS est la réponse idéale car le bon dimensionnement devient le problème de l’opérateur et la facturation à l’usage un véritable atout financier. Ce n’est donc pas un hasard si, en 2009, seuls 7% des entreprises fonctionnaient en mode SaaS, contre 25% en 2013. On table d’ailleurs sur 40% d’ici 2015, selon l’IDC (groupe mondial d’étude & de conseil sur les marchés des technologies du l’information).

Le mode SaaS révolutionne l’organisation au sein même de l’entreprise.

L’accessibilité aux applications et à tous les documents générés par l’entreprise est maximale : 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, et ce, n’importe où dans le monde, à condition de posséder une connexion Internet. Visualiser une facture ou un contrat à Singapour en temps réel et l’archiver en un clic devient naturel. Mettre à disposition des services et des ressources comme si vous vous trouviez dans les locaux de votre entreprise permet de favoriser le télétravail et de faciliter la mobilité. Dans les cas où les entreprises sont soumises à des fusions / acquisitions, l’harmonisation des systèmes est simplifiée.

Produire et diffuser un document en multicanal est complexe car les risques de pertes de mise en forme ou, plus grave, de contenu, existent bel et bien.

Le mode Saas permet de confier sa production à un expert et d’avoir l’assurance de bénéficier d’une communication et d’une production sécurisée et conforme aux exigences de son entreprise.

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