Un pas supplémentaire vers le « zéro papier » avec ULYSSE Travel & Expenses
Leader européen sur le marché de la gestion des frais professionnels avec Ulysse Travel & Expenses, ETAP-ON-LINE mène une politique constante d’innovation produit afin de répondre aux attentes de ses utilisateurs. Son pôle R&D composé de 20 collaborateurs, a développé pour ses clients en mode ASP le « module NJ », service de Numérisation des Justificatifs des notes de frais. Cette innovation répond aux besoins Clients face aux lourdeurs de gestion des justificatifs
papier de notes de frais (notes de restaurant, taxi, hôtel, billets de transport, tickets de parking, péage, etc…).

Lancé au premier trimestre 2007 et généralisé depuis le 1er septembre, ce nouveau service a déjà séduit plusieurs grandes références telles que Capgemini, ADP, SC Johnson, Antalis, General Mills,… A ce jour, 400 000 justificatifs ont déjà été numérisés via le « module NJ » d’Ulysse T&E.

Le « module NJ » un service innovant pour des bénéfices concrets
Au-delà des bénéfices induits par la dématérialisation des documents tels que gains de productivité, simplification de stockage et d’archivage, le « module NJ » d’ULYSSE T&E permet :

- Un accès simplifié aux détails des informations
L’image des justificatifs des notes de frais est disponible au format PDF directement sur l’écran de la note de frais ULYSSE T&E. A tout moment du processus de gestion des notes de frais, les justificatifs peuvent être consultés en ligne par le collaborateur, le valideur et le comptable.

- L’optimisation des contrôles et des audits
Les contrôles et audits sont accélérés grâce aux justificatifs numérisés qui sont rattachés automatiquement à la note de frais correspondante.

- La mise en place d’un Centre de Services Partagés (CSP) facilitée
Les informations sont ainsi centralisées, le contrôle des notes de frais peut s’effectuer à distance et la récupération de TVA est facilitée.

- L’amélioration de la conservation des documents
C’est notamment le cas pour tous les justificatifs imprimés sur papier thermique sur lesquels l’encre s’efface rapidement.

Un process de numérisation efficace et rapide
Dans le cadre du service de numérisation, les habitudes des utilisateurs ne sont pas modifiées. Une fois sa note de frais saisie dans Ulysse T&E, le collaborateur transmet ses justificatifs au centre de numérisation avec un état de note de frais édité dans Ulysse T&E. Cet état comporte un code barre généré par Ulysse T&E.

Le centre de numérisation réceptionne et numérise quotidiennement les justificatifs, puis les associe dans un fichier PDF dont le nom est généré automatiquement grâce au code barre de l’état de la note de frais. ETAP-ON-LINE collecte, contrôle et intègre quotidiennement les fichiers numérisés dans Ulysse T&E.

Les justificatifs originaux sont stockés 3 mois au Centre de Numérisation. Les entreprises peuvent ensuite récupérer les justificatifs ou bien les faire archiver jusqu’à 10 ans dans un centre partenaire d’ETAP-ON-LINE.

Pour scanner les justificatifs, ETAP-ON-LINE a choisi de s’appuyer sur des partenaires spécialistes du secteur, deux fournisseurs en France et un fournisseur à Dublin pour l’Europe. ETAP-ON-LINE est l’unique interlocuteur de ses clients, le délai de mise en place du « module NJ » est de 3 semaines.
ETAP-ON-LINE compte 580 clients avec plus de 600 000 utilisateurs d’ULYSSE Travel & Expenses en France et en Europe dont 200 000 en mode ASP

A propos d'ETAP-ON-LINE et d’ULYSSE Travel & Expenses
ETAP-ON-LINE, leader européen sur le marché de la gestion des frais professionnels, conçoit, développe et édite Ulysse Travel & Expenses™, solution d’automatisation de l’ensemble du processus de gestion des déplacements professionnels depuis l’ordre de mission jusqu’à l’intégration de la note de frais. Avec plus de 600 000 utilisateurs en France et en Europe dont 200 000 en ASP, elle répond aux attentes des entreprises : les coûts de gestion baissent de 50 à 70%, les collaborateurs gagnent jusqu’à 2/3 de temps de saisie, la politique Voyage est maîtrisée. La solution est disponible sur Internet (mode ASP) et Intranet, modulable et compatible avec tout ERP.
ETAP-ON-LINE compte 580 clients PME-PMI, organismes publics et Grands Comptes dont 19 cotés au CAC40 (L’Oréal, Total, LVMH, BNP Paribas, Orange – France Telecom, Suez, Vinci...).
ETAP-ON-LINE, est une entreprise française fondée en 1999 par Pierre Higelin et Pierre-Emmanuel Tetaz. Acteur dédié à 100% à l'édition de solutions de gestion des déplacements professionnels, la société a réalisé en 2006 un CA de 5,2 M€ et compte 50 collaborateurs. Depuis février 2007, ETAP-ON-LINE étend sa présence à
l’international avec l’ouverture d’une filiale au Royaume-Uni. Ulysse Travel & Expenses est déjà déployé dans 12 pays en Europe, aux Etats-Unis et en Asie.

www.ulyssetravel.com