Alors que seuls 16,1 % des salariés européens télétravaillaient régulièrement ou occasionnellement en 2019, c’était le cas de 44 % d’entre eux en 2020, une hausse non négligeable en une année ! Bien que la part du télétravail va légèrement se réduire à mesure que la crise sanitaire s’éloigne, de nombreux salariés ont pris goût au télétravail et les entreprises se sont rendu compte qu’elles peuvent fonctionner à distance et offrir cette flexibilité aux collaborateurs… à condition de revoir certains processus, notamment la gestion des dépenses professionnelles. Certaines FinTech offrent des solutions innovantes qui répondent à ces problématiques. Quels processus de contrôle mettre en place pour faciliter la gestion des dépenses en télétravail ? Comment ces FinTech contribuent-elles à faciliter la gestion des dépenses professionnelles ?
Un manque de contrôle et de visibilité sur les notes de frais en télétravail
Vérifier et contrôler toutes les notes de frais des collaborateurs n’est pas la tâche la plus facile. En effet, selon une étude de BFM Business, les services dédiés à la lutte contre la fraude peuvent passer plusieurs jours à vérifier toutes les notes : 24% ne disposent pas des outils nécessaires pour détecter ces fraudes. Les notes de frais non conformes ou frauduleuses s’avèrent entraîner des conséquences assez lourdes pour les PME européennes d’au moins 250 salariés : elles peuvent perdre jusqu’à 13 709 euros par an à cause d’une « fraude », une somme colossale pour ces dernières.
De plus, ces petits « arrangements » avec les frais professionnels sont encore plus difficiles à identifier à distance, lorsqu’on croise peu ses salariés et qu’on ne bénéficie pas d’une vision globale sur leurs activités. Même si des solutions de gestion des notes de frais aident les directions financières à lutter contre ces pratiques, elles n’échappent pas à un inconvénient majeur : les politiques de dépenses et de seuils de validation qui ne sont pas nécessairement respectées… Les directeurs financiers obtiennent donc une vision a posteriori des dépenses professionnelles, lorsqu’il est trop tard pour changer la donne. Il existe des moyens innovants qui s’avèrent être utiles et adaptées pour sécuriser les dépenses de l’entreprise.
Les cartes de paiement professionnelles sont adaptées à l’évolution des modes de travail et de consommation
En parallèle de la montée en puissance du télétravail, la transformation numérique des entreprises se poursuit. Le paiement n’y échappe pas. Ainsi, la part des paiements en ligne réalisés par les entreprises augmente de plus en plus. Combiner la gestion à distance de ses salariés avec ce nouveau paradigme de paiement en entreprise n’est pas simple. Les notes de frais résolvent une partie du problème, mais le manque de contrôle persiste. Plusieurs entreprises utilisent une carte entreprise qui circule fréquemment de mains en mains pour effectuer des paiements : une perte de temps et de productivité sur le long terme. En télétravail, cela devient encore plus compliqué. En effet, les collaborateurs doivent s’appeler ou s’écrire pour se transmettre le numéro de carte, ce qui représente une faille de sécurité importante, et encore une fois, une perte de temps.
Un outil est particulièrement adapté pour faire face à ces problématiques : il s’agit des cartes de paiement professionnelles. En effet, aujourd’hui, il existe des cartes de paiement professionnelles, couplées à des applications innovantes, qui permettent de suivre les dépenses professionnelles d’une manière simple et efficace. De plus, il est possible de créer des cartes de paiement virtuelles ou physiques avec un paramétrage avancé pour plus de contrôle sur les dépenses de l’entreprise. Ce paramétrage fin des cartes de paiement contribue à garantir le respect de la politique de dépenses des entreprises. D’une part, les collaborateurs gagnent en autonomie pour réaliser leurs paiements et n’ont plus à avancer de frais. D’autre part, la direction financière sécurise les dépenses de l’entreprise avec une vision en temps réel sur toutes les dépenses des collaborateurs : un win-win !
Bechir Ben Farhat, Marketing Project Manager chez Expensya
Un manque de contrôle et de visibilité sur les notes de frais en télétravail
Vérifier et contrôler toutes les notes de frais des collaborateurs n’est pas la tâche la plus facile. En effet, selon une étude de BFM Business, les services dédiés à la lutte contre la fraude peuvent passer plusieurs jours à vérifier toutes les notes : 24% ne disposent pas des outils nécessaires pour détecter ces fraudes. Les notes de frais non conformes ou frauduleuses s’avèrent entraîner des conséquences assez lourdes pour les PME européennes d’au moins 250 salariés : elles peuvent perdre jusqu’à 13 709 euros par an à cause d’une « fraude », une somme colossale pour ces dernières.
De plus, ces petits « arrangements » avec les frais professionnels sont encore plus difficiles à identifier à distance, lorsqu’on croise peu ses salariés et qu’on ne bénéficie pas d’une vision globale sur leurs activités. Même si des solutions de gestion des notes de frais aident les directions financières à lutter contre ces pratiques, elles n’échappent pas à un inconvénient majeur : les politiques de dépenses et de seuils de validation qui ne sont pas nécessairement respectées… Les directeurs financiers obtiennent donc une vision a posteriori des dépenses professionnelles, lorsqu’il est trop tard pour changer la donne. Il existe des moyens innovants qui s’avèrent être utiles et adaptées pour sécuriser les dépenses de l’entreprise.
Les cartes de paiement professionnelles sont adaptées à l’évolution des modes de travail et de consommation
En parallèle de la montée en puissance du télétravail, la transformation numérique des entreprises se poursuit. Le paiement n’y échappe pas. Ainsi, la part des paiements en ligne réalisés par les entreprises augmente de plus en plus. Combiner la gestion à distance de ses salariés avec ce nouveau paradigme de paiement en entreprise n’est pas simple. Les notes de frais résolvent une partie du problème, mais le manque de contrôle persiste. Plusieurs entreprises utilisent une carte entreprise qui circule fréquemment de mains en mains pour effectuer des paiements : une perte de temps et de productivité sur le long terme. En télétravail, cela devient encore plus compliqué. En effet, les collaborateurs doivent s’appeler ou s’écrire pour se transmettre le numéro de carte, ce qui représente une faille de sécurité importante, et encore une fois, une perte de temps.
Un outil est particulièrement adapté pour faire face à ces problématiques : il s’agit des cartes de paiement professionnelles. En effet, aujourd’hui, il existe des cartes de paiement professionnelles, couplées à des applications innovantes, qui permettent de suivre les dépenses professionnelles d’une manière simple et efficace. De plus, il est possible de créer des cartes de paiement virtuelles ou physiques avec un paramétrage avancé pour plus de contrôle sur les dépenses de l’entreprise. Ce paramétrage fin des cartes de paiement contribue à garantir le respect de la politique de dépenses des entreprises. D’une part, les collaborateurs gagnent en autonomie pour réaliser leurs paiements et n’ont plus à avancer de frais. D’autre part, la direction financière sécurise les dépenses de l’entreprise avec une vision en temps réel sur toutes les dépenses des collaborateurs : un win-win !
Bechir Ben Farhat, Marketing Project Manager chez Expensya
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Disclaimer: The text above is a press release that was not written by Finyear.com.
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Avertissement : Le texte ci-dessus est un communiqué de presse qui n'a pas été rédigé par Finyear.com.
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