Devanlay Automatise ses NOTES DE FRAIS sur internet avec etap-on-line ULYSSE T et E déployé en 5 semaines chrono

Un déploiement sur Internet en seulement 5 semaines avec à la clé de nombreux bénéfices : gain de temps, fiabilisation des informations et meilleure visibilité.

DEVANLAY, produit et distribue les textiles de la marque Lacoste à un réseau de revendeurs, via des franchises et dans les boutiques qu’elle possède en propre dans le monde.
Plus de 100 collaborateurs voyagent régulièrement à l’international. En l’absence d’automatisation et de centralisation des données liées à la gestion des notes de frais, les remboursements s’effectuaient sans vision globale sur l’année. Aucune historisation et une politique des dépenses liées aux déplacements difficile à contrôler : pour DEVANLAY, la gestion manuelle des notes de frais avait donc atteint ses limites.

« Jusqu’en 2006, l’ensemble de nos notes de frais était géré manuellement et à l’aide de tableurs Excel. Nous perdions énormément de temps, accumulions beaucoup de documents papier et n’avions au final aucune visibilité » commente Dominique Bastien, Directeur du contrôle de gestion chez DEVANLAY.

DEVANLAY entame alors une étude de marché et identifie les éditeurs correspondants aux besoins définis dans son cahier des charges. « Nous avons assisté à des démonstrations approfondies des outils. Notre choix s’est porté sur la solution d’Etap-On-Line, ULYSSE T&E dont l’ergonomie et les fonctionnalités étaient tout à fait adaptées. Les équipes d’ETAP-ON-LINE nous ont de surcroît proposé une réponse extrêmement précise sur leurs références, ce qui nous a totalement convaincus ». DEVANLAY opte pour la location en mode ASP : « Nous accédons à l’application directement en ligne sur Internet et n’avons à nous soucier de rien en termes de maintenance et de mises à jour » précise Dominique Bastien.

Le projet, qui a démarré à la mi-février 2007, concerne dans un premier temps un groupe pilote d’une cinquantaine d’utilisateurs, appartenant principalement au service marketing. « Un groupe projet a été constitué chez nous, avec des représentants de toutes les fonctions concernées : le responsable de la comptabilité, un informaticien et la contrôleuse de gestion, également très active au service marketing et qui a tenu le rôle de chef de projets utilisateurs. » explique Dominique Bastien.

Première étape : la validation du circuit d’approbation, des seuils et du workflow. « Nous avons transmis les informations relatives à notre workflow à ETAP-ON-LINE et alimenté ULYSSE T&E avec les données de notre annuaire. Les procédures en place chez DEVANLAY ont ensuite été parfaitement retranscrites dans l’outil » explique Dominique Bastien. Grâce à l’interface ULYSSE T&E avec l’outil comptable SAPTM de DEVANLAY, les données relatives aux notes de frais sont automatiquement remontées, sans re-saisie.

Cinq semaines après le lancement du projet, ULYSSE T&E est accessible en ligne pour l’ensemble des utilisateurs du groupe pilote. « L’ergonomie d’ULYSSE T&E est extrêmement conviviale, et la prise en main par les utilisateurs s’est faite naturellement ».

Les collaborateurs accèdent aujourd’hui en un clic à l’historique de leurs demandes de remboursements et à leurs encours. Pour leur plus grande satisfaction, et évidemment avec une forte réduction des échanges téléphoniques relatifs aux notes de frais. « Les responsables ont de leur côté une très bonne visibilité sur les demandes qu’ils reçoivent, et peuvent refuser un remboursement le cas échéant. Et l’application de la politique des dépenses est garantie » ajoute Dominique Bastien. En comptabilité, les données remontent automatiquement depuis ULYSSE T&E : tout est déjà approuvé et les erreurs de saisie éliminées. « Grâce à la centralisation des données et à l’automatisation des processus de gestion des notes de frais, nous gagnons beaucoup de temps au quotidien. Les informations sont par ailleurs fiabilisées, et nous obtenons des états de reporting automatiquement, concernant notamment les dépenses par service ou encore le coût moyen des hôtels » poursuit-il.

Fort du succès du pilote, DEVANLAY compte déployer l’outil en interne. « ULYSSE T&E devrait à terme être utilisé par 200 personnes chez DEVANLAY et gérer plus de 100 notes de frais par mois. Ce projet devrait être encore plus rapide que le déploiement initial puisqu’il s’agira simplement de dupliquer le modèle du processus déjà créé !» conclut Dominique Bastien.

A propos de Devanlay
Devanlay c’est : 15 établissements en France (dont 11 établissements industriels) qui emploient 1 850 personnes, dont 1 150 dans l’Aube. Hors France, des sites de production dans 5 pays : Tunisie (550 personnes à Sfax), Maroc(550 salariés à Rabat), Chine (450 personnes à Shanghai, production destinée aux marchés asiatiques, mais une façon aussi de mieux contrôler la contrefaçon chinoise), Roumanie (600 personnes), Pérou et Salvador.
Devanlay est passé en 1998 sous le contrôle du groupe suisse de distribution Mauss Frères lequel a repris, à cette occasion, 31,5 % du capital de Lacoste.

A propos d’ETAP-ON-LINE et d’ULYSSE Travel & Expenses
ETAP-ON-LINE, leader européen sur le marché de la gestion des frais professionnels, conçoit, développe et édite Ulysse Travel & Expenses, solution d’automatisation de l’ensemble du processus de gestion des déplacements professionnels depuis l’ordre de mission jusqu’à l’intégration de la note de frais. Avec plus de 600 000 utilisateurs en France et en Europe dont 200 000 en ASP, elle répond aux attentes des entreprises : les coûts de gestion baissent de 50 à 70%, les collaborateurs gagnent jusqu’à 2/3 de temps de saisie, la politique Voyage est maîtrisée. La solution est disponible sur Internet (mode ASP) et Intranet, modulable et compatible avec tout ERP. ETAP-ON-LINE compte 580 clients PME-PMI, organismes publics et Grands Comptes dont 18 cotés au CAC40 (L’Oréal, Total, LVMH, BNP Paribas, Orange – France Telecom, Suez, Vinci…).

ETAP-ON-LINE, est une entreprise française fondée en 1999 par Pierre Higelin et Pierre-Emmanuel Tetaz. Acteur dédié à100% à l’édition de solutions de gestion des déplacements professionnels, la société a réalisé en 2006 un CA de 5,2 M€ et compte 50 collaborateurs. Depuis février 2007, ETAP-ON-LINE étend sa présence à l’international avec l’ouverture d’une filiale au Royaume-Uni. Ulysse Travel & Expenses est déjà déployé dans 12 pays en Europe, aux Etats-Unis et en Asie.

www.ulyssetravel.com