Le tableau de bord de l’encours clients, élaboré en général chaque semaine, a pour objectifs de:

• Gérer l’encours clients (créances non échues, créances échues),

• Anticiper les risques de dérapage sur les créances échues (augmentation et vieillissement de l’encours),

• Organiser et suivre les actions de recouvrement des équipes de relance,

• Gérer les paiements non identifiés et non lettrés,

• Qualifier les causes de blocage ou de retard de paiement des créances.

Il contient des indicateurs permettant de suivre l’encours clients par postes principaux et par statut de relance, de connaître les raisons de non-paiement des créances, de surveiller l’encours des clients les plus importants.

Quels indicateurs mettre en place ?

• Encours clients total par age de créance (non échues, échues) et évolution par rapport aux périodes précédentes

• Paiements reçus, avec la décomposition paiements lettrés et paiements non lettrés

• Avoirs émis

• Encours clients par statut de relance (non relancée, relance en cours, décision d’arbitrage à prendre en cas de blocage ou de litige, paiement promis / prévu, paiement reçu)

• Encours clients par cause de blocage du paiement (par exemple : litige, erreur de libellé dans la facture, facture non reçue, écart avec la commande / le contrat, attente d’un avoir, etc.)

• Palmarès clients (les 100 premiers clients par exemple) : balance âgée par client, encours par statut de relance et par client.

Il est construit à partir de :

• L’outil comptable de l’entreprise (balance âgée, journal des encaissements) pour les analyses quantitatives.

• L’outil de gestion de la relance clients (qui doit être si nécessaire mis en œuvre au préalable) pourles analyses qualitatives sur les statuts de relance et les causes de blocage.

Ce tableau de bord est mis en place sur un outil bureautique (Excel ou Access). Le chargement des données est effectué à partir d’une requête dédiée et automatisée dans l’outil comptable et/ou dans l’outil de gestion de la relance.
Cette requête, proche du contenu de la balance âgée, contient au minimum les informations suivantes : code et nom du client, n° de créance ou du paiement, montant de la créance ou du paiement, type de créance (facture, avoir, paiement), date d’enregistrement (émission de la créance, enregistrement du paiement), date d’échéance, statut de relance, cause de blocage du paiement, référence et date de lettrage.

Le tableau de bord de l’encours clients constitue donc un outil simple et puissant de pilotage sur lequel s’appuyer, pour mener efficacement les actions de recouvrement et améliorer durablement la gestion du poste clients.
Il permet, en complément, d’accroître la connaissance de la chaîne clients et d’identifier des actions d’amélioration pour les étapes en amont du processus (prise de commande, livraison/réalisation et facturation).

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