Proskauer, cabinet d’avocats d’affaires international, publie les résultats de sa seconde enquête relative à l’utilisation des réseaux sociaux sur le lieu de travail dans le monde. Cette seconde étude a été réalisée à partir de 130 témoignages d’entreprises internationales et couvre 19 pays. Ce communiqué présente les résultats de l’étude réalisée en 2012 et les compare à ceux de l’enquête effectuée en 2011. En un an, des évolutions notables sont constatées sur la manière dont les entreprises traitent ce sujet. Néanmoins, l’on constate également que certains comportements s’inscrivent dans la durée. Dans cette nouvelle étude, sont également recensées les bonnes pratiques adoptées par les entreprises pour faire face aux défis générés par l’utilisation des réseaux sociaux sur le lieu de travail.

L’utilisation des réseaux sociaux se généralise dans les entreprises

Plus de trois quarts des entreprises ayant répondu à l’enquête sont présentes sur les réseaux sociaux et l’on constate qu’elles ont désormais une attitude plus positive envers ceux-ci, notamment lorsqu’il s’agit d’une utilisation non-professionnelle de ces moyens de communication. En effet, cette année, plus de 40% des employeurs ont considéré que le fait de permettre à leurs salariés d’utiliser les réseaux sociaux à des fins professionnelles et non-professionnelles constituait un avantage. L’année dernière, ce chiffre n’était que légèrement supérieur à 30%. Le nombre d’employeurs permettant à tous leurs salariés d’accéder sur leur lieu de travail aux sites de réseaux sociaux à des fins non-professionnelles avoisine la moitié, et environ 25% des entreprises restreignent à certaines catégories d’employés l’accès sur leur lieu de travail aux sites de réseaux sociaux pour une utilisation non-professionnelle.

Seulement un peu plus du quart des employeurs bloque l’accès de leurs employés aux réseaux sociaux.

Un encadrement renforcé des réseaux sociaux

Par rapport à l’année dernière, l’on constate une augmentation du nombre d’employeurs qui contrôlent l’utilisation des sites de réseaux sociaux de 27 % à 36 %. De même, le nombre d’employeurs disposant de politiques spécifiques sur les réseaux sociaux a augmenté de 55 % à 69 %, avec des éléments qui semblent indiquer que la plupart d’entre eux ont introduit de nouvelles politiques répondant à une double problématique : l’utilisation au sein de l’entreprise et en dehors du travail.

Des usages abusifs des réseaux sociaux encore mal maîtrisés

Un peu moins de la moitié des employeurs a dû faire face à un usage abusif des réseaux sociaux par des salariés (ou d’anciens salariés). Malgré l’ampleur de cette utilisation abusive, seulement un tiers des employeurs fournit actuellement une formation adéquate sur l’utilisation appropriée des réseaux sociaux. Environ un tiers des entreprises a été contraint de prendre des mesures disciplinaires à l’égard d’un salarié en raison d’une utilisation abusive des réseaux sociaux.Un peu plus d’un quart des abus a été commis par des employés ayant quitté l’entreprise. Cependant, seulement 17% des employeurs ont prévu des dispositions explicites concernant l’utilisation abusive des réseaux sociaux à l’issue de la rupture d’un contrat de travail.

Les cinq recommandations clés pour une entreprise :

- « Il est essentiel que les entreprises prennent la mesure des risques encourus en raison d’un mauvais usage des réseaux sociaux par leurs salariés. C’est pourquoi, afin de les aider à prendre des mesures simples et efficaces, nous avons répertorié cinq bonnes pratiques à mettre en place », souligne Yasmine Tarasewicz, associée du bureau de Paris et co-responsable de l’International Labor & Employment Group.

- Mettre en oeuvre une politique spécifique, largement diffusée, relative à l’utilisation des réseaux sociaux qui définit clairement l’usage qui peut être fait de ces outils, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise, pendant et à l’issue de la relation de travail. La politique doit être mise en œuvre conformément aux exigences nationales et notamment en regard des lois sur la protection de la vie privée. En plus des nombreux avantages que présente le fait de disposer de règles précises indiquant ce que les salariés peuvent faire et ce qui leur est interdit, il peut, en l’absence de telles politiques, s’avérer très difficile de sanctionner en toute légalité des employés à la suite d’une utilisation abusive des réseaux sociaux.

- Si les employeurs décident de mettre en place des systèmes de surveillance quant à l’usage que font leurs salariés des réseaux sociaux sur le lieu de travail (et l’enquête révèle que de nombreux employeurs le font), il convient de disposer de politiques explicites sur le sujet concernant l’ampleur et la nature de cette surveillance. Il faut s’assurer qu’elles sont conformes aux exigences nationales (et essentiellement aux lois sur la protection de la vie privée).

- En aucun cas, la surveillance ne peut aller au-delà de ce qui est nécessaire à la protection des intérêts de l’entreprise. Elle ne doit être conduite que par des salariés désignés, ayant suivi une formation adéquate, qui leur permet de comprendre dans quelles limites la surveillance est autorisée et de respecter les exigences nationales en matière de protection de la vie privée, y compris en ce qui concerne la sécurité et la confidentialité lors du stockage et du transfert de données personnelles.

- Etre extrêmement prudent avant de se référer à des informations figurant sur des réseaux sociaux pour la prise de décisions relatives à l’emploi, telles que le recrutement ou les mesures disciplinaires. Outre le fait que ces informations peuvent se révéler inexactes, se fier à celles-ci fait courir le risque de commettre une discrimination, une violation des exigences relatives à la protection des données et une atteinte au respect de la vie privée. Si des entreprises souhaitent néanmoins utiliser ce type d’informations, il convient de mettre en place un processus permettant d’en atténuer les risques.

Au regard de l’enquête, la divulgation d’informations confidentielles par des salariés sur les réseaux sociaux constitue une difficulté dont il convient de tenir compte. Au-delà des chartes de bonne conduite relatives à l’utilisation des réseaux sociaux, nous recommandons de préciser, dans les chartes relatives à la sécurité des informations confidentielles, que les salariés doivent être particulièrement vigilants lorsqu’ils s’expriment sur les réseaux sociaux afin de sauvegarder la confidentialité de ces données.

Avec plus de 150 avocats dans le monde, l’équipe Droit social du cabinet Proskauer est l’une des plus reconnues au monde. En France, l’équipe compte 11 avocats dont 2 associés, 3 international counsels et 6 collaborateurs. Elle conseille les directions juridiques, les directions des Ressources Humaines et les dirigeants de grandes entreprises françaises et étrangères dans tous les domaines du droit social. Régulièrement citée parmi les meilleures dans les classements internationaux tels que le Chambers Europe et Legal 500 Europe, l’équipe anime fréquemment des séminaires et conférences.

A propos de Proskauer
Proskauer, cabinet d’avocats international, offre à ses clients un service juridique complet en France et à l’international à partir de ses bureaux de Boca Raton, Boston, Chicago, Hong Kong, London, Los Angeles, Newark, New York, La Nouvelle Orléans, Paris, Pékin, São Paulo et Washington D.C.
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