Alors que la législation concernant l’espace unique de paiement en euros (SEPA – Single European Payments Area) doit entrer en vigueur le 1er février 2014, la majorité des entreprises européennes est encore loin d’avoir suffisamment progressé dans la validation des données et la migration vers le système SEPA pour respecter cette échéance. Selon les dernières estimations, moins de 40 % des virements sont actuellement conformes aux normes SEPA. Il reste donc fort à faire au sein de la zone euro. Ce travail se divise en trois catégories reflétant les changements à apporter dans les domaines suivants : systèmes et personnes, données et processus.

Changements concernant les personnes

La première étape du processus de migration vers le SEPA consiste à s’assurer que le personnel jouant un rôle clé dans l’entreprise a bien conscience que chaque service qui n’aurait toujours pas entamé sa transition vers le nouveau système doit le faire au plus vite. Il est important que chacun prenne la mesure des pénalités financières encourues en cas de non-conformité et des risques inhérents aux retards ou aux reports de paiement. En effet, les pénalités et retards peuvent affecter l’entreprise dans tous ses aspects, des RH (si les employés ne sont pas payés) à la disponibilité des produits et des services (défaut de paiement des fournisseurs et des partenaires) en passant par les conséquences potentiellement dommageables pour la réputation de l’entreprise toute entière.

La création d’un groupe de travail en interne chargé de mener cette migration peut considérablement faciliter le processus, de même qu’il est souhaitable de s’appuyer sur un noyau de personnes comprenant la législation, ses enjeux pour l’entreprise et la nécessité de se conformer aux directives.

Dans un premier temps, ce groupe de travail doit mener une étude d’impact en vue de déterminer l’importance de la législation SEPA pour l’entreprise. Cette étude pourra ensuite être présentée à tous les acteurs concernés de façon à s’assurer qu’ils sont bien acquis au projet et soutiennent les mesures et réformes nécessaires. Il est essentiel de montrer que la question de la conformité de l’entreprise à la législation SEPA n’est pas du seul ressort du service financier mais qu’il s’agit d’une problématique bien plus large, impliquant l’entreprise dans son ensemble et nécessitant ipso facto le soutien de la direction et du conseil d’administration.

Une fois l’étude achevée, il convient d’évaluer l’étendue du travail que représente la gestion du processus de bout en bout et de définir les différentes étapes que devra franchir l’entreprise (et l’équipe supervisant le projet ainsi que les autres parties prenantes) dans le cadre de ce processus. Il est également nécessaire d’identifier les points de changement. En effet, le processus de migration affecte les opérations de l’entreprise à différents niveaux et il est important de savoir à quel moment les données, les dossiers et les processus seront impactés non seulement par la mise en conformité, mais aussi par les différentes étapes de validation et de correction.

Il convient dès à présent de souligner qu’une partie de ce travail doit être effectuée en interne mais que d’autres tâches peuvent être confiées à une agence externe spécialisée, de façon à optimiser le temps et les ressources disponibles afin de respecter les délais. En outre, déterminer en amont les aspects de la migration à externaliser est judicieux dans la mesure où cela permet aux collaborateurs de savoir précisément quelles responsabilités incombent à l’équipe interne.

Les équipes doivent prendre conscience des avantages inhérents à la protection de l’intégrité des données et de l’importance à long terme pour l’entreprise du travail réalisé dans le cadre de la migration vers le SEPA.

Changements de système

L’un des aspects essentiels de la migration vers le SEPA est la mise à niveau des systèmes de stockage de données et de création des formats requis pour les paiements conformes au SEPA. Dans certaines entreprises, cela implique un long cycle de mises à jour, d’où l’importance de comprendre la manière dont les données du système peuvent être mises en conformité afin de ne pas dépasser la date limite. Dans le cadre de l’analyse des systèmes contenant les informations de paiement, il est nécessaire de suivre les données depuis leur acquisition jusqu’à l’initiation du paiement. Dans certains cas, ces systèmes sont hébergés par des tiers, dont il est alors essentiel de connaître la feuille de route concernant la mise en conformité avec le SEPA. Dans le cas d’un système interne, par exemple un portail fournisseur ou un site de commerce en ligne, il faut s’assurer que la capture du compte bancaire se fasse au format IBAN (numéro de compte bancaire international), que, selon la localisation du fournisseur de services de paiement, le système capture également le BIC (Code universel d’identification des banques) et qu’idéalement, il valide les informations pour s’assurer de l’exactitude des données et ainsi réduire les erreurs et rejets de paiement.

Dans certains cas, un système peut rester non conforme si les informations fournies par ce dernier sont automatiquement converties et mises en conformité à une autre étape du processus. Il arrive que les banques proposent des services de conversion, mais il n’existe aucun substitut pour identifier les erreurs au moment de la capture des données, d’autant que les clients sont généralement peu familiarisés avec l’IBAN, empêchant ainsi la détection de l’erreur à un moment où il est encore possible de la corriger.
Enfin, de nombreux fournisseurs de logiciels disposent de versions conformes des logiciels et sont à même d’orienter leurs clients dans leur migration vers le SEPA.

Changements dans les données

Une fois les équipes conscientes des enjeux et les systèmes mis à niveau, l’étape suivante consiste à gérer la conversion des données à proprement parler. Ce travail peut sembler titanesque mais il est possible de le diviser et de le gérer en plusieurs étapes. La première phase consiste en un contrôle de validation et de conversion de toutes les données BBAN (numéro de compte national) connues et vérifiées en données IBAN (numéro de compte bancaire international) et BIC (code universel d’identification des banques), ces deux formats étant essentiels à la conformité SEPA.

L’extraction des données pertinentes des systèmes de l’entreprise est normalement une tâche manuelle. La solution la plus simple consiste à conserver les données sous forme de valeurs séparées par des virgules (CSV) car c’est le format le plus facilement compréhensible pour la plupart des logiciels. Pour une conversion réussie, il est crucial de valider les données brutes dès réception car cela permet d’identifier les erreurs et les avertissements susceptibles de compromettre l’IBAN de sortie. Par exemple, si les codes de la banque ne sont pas à jour, il faut trouver les nouveaux codes guichets.

Les prélèvements constituent un autre aspect essentiel de la nouvelle réglementation SEPA dans la mesure où seuls 2 % d’entre eux sont actuellement conformes. Les prélèvements SEPA comme n’importe quel autre type de prélèvement, sont basés sur le principe suivant : « Je demande l’argent de quelqu’un avec son accord préalable et me le crédite à moi-même », le débiteur et le créancier étant chacun titulaire d’un compte auprès d’un prestataire de services de paiements (PSP) situé dans la zone SEPA. Cette relation ne doit pas être affectée par la mise en conformité pour que les paiements futurs se déroulent normalement.

Ainsi, les autorisations de prélèvements contenant des données bancaires anciennes doivent également être mises à jour avec l’IBAN. Pour cela, il existe trois façons de procéder ; i) vous envoyez un nouveau formulaire d’autorisation de prélèvement à votre client pour qu’il la remplisse avec des informations à jour (sans garantie qu’il remplisse l’autorisation et la renvoie dans les temps), ii) vous demandez à votre banque de vous aider à retrouver les données ou, troisième possibilité, vous faites appel à un tiers spécialisé afin qu’il vous aide à collecter, valider et convertir les données.

Quelle que soit la solution retenue, cette mise à jour est capitale et doit absolument être effectuée pour éviter les retards de paiement et les pénalités financières. La principale décision à prendre ici est de savoir quelle part de ce travail peut être menée en interne, dans quelle mesure la banque peut vous aider et quelle part devrait être prise en charge par un tiers.

Une autre exigence importante de la migration vers le SEPA réside dans la conversion du fichier de paiement au format ISO 20022 XML. Cette norme est d’ores et déjà utilisée par la plupart des banques européennes et la majorité des éditeurs d’ERP se sont engagés à mettre en oeuvre ce format dans un futur proche. En un mot, cela signifie que votre service informatique doit convertir les données existantes dans ce nouveau format afin d’éviter les rejets de paiement ou la conversion de ces données par les banques via un service qu’elles sont susceptibles de vous facturer. En outre, il faut savoir que le processus de conversion, certes relativement simple, peut s’avérer extrêmement chronophage. Ainsi, si vous n’avez pas encore amorcé le processus, vous devriez peut-être solliciter l’aide d’une agence externe.

Changements de processus et de procédures

Il est important de mettre en place un processus de validation destiné à identifier les différents problèmes et erreurs relatifs aux données d’entrée, comme par exemple les numéros de comptes invalides, les succursales fermées, les comptes transférés ou les formats de données incorrects. En identifiant les données sources inexactes et en les corrigeant, les enregistrements non valides peuvent être retournés au client de sorte que les données exactes soient clairement séparées des mauvaises, permettant ainsi de les traiter de manière distincte. Au moment de décider si ce processus sera mené en interne ou avec l’aide d’un tiers, il est important d’évaluer combien de temps cette tâche est susceptible de prendre. En effet, pour certaines organisations, la migration des données de prélèvement sans support papier a nécessité à elle seule 18 mois.

Une fois les données non valides identifiées, il convient de mettre en place un processus de correction, faute de quoi les données erronées seront répercutées dans les systèmes conformes au SEPA et les erreurs de banque continueront à se produire, générant de façon continue un coût pour l’entreprise en raison des paiements rejetés. Un tel processus peut être mené en interne par une équipe chargée de trouver les informations bancaires concernées des clients ou des fournisseurs en s’appuyant sur des archives internes ou, si besoin, en contactant directement les entreprises ou les particuliers et en récupérant auprès d’eux l’information exacte.

Pour garantir le succès à long terme de cette transition, il est impératif de se doter dès le départ d’une vision claire du chemin à parcourir et d’effectuer une analyse et une évaluation précises du travail à effectuer. Il pourrait s’avérer opportun d’intégrer dans le processus une vérification « en ligne » en temps réel des données post-conversion dans les principales lignes d’activités de l’entreprise, pour s’assurer que la conformité SEPA soit respectée sur le long terme. Ce procédé permettrait d’éviter les refus de paiement et les écueils en termes d’opérations, de réputation et de finance qui en découlent pour l’entreprise.

La mise en place d’une vérification des données « en ligne » est un processus relativement simple qui implique la création d’un système capable de valider une deuxième fois et de façon périodique les données relatives aux paiements. Cela permet, lorsqu’une succursale ferme, que des banques fusionnent ou que des comptes sont transférés, de s’assurer que les informations contenues dans les systèmes de paiement et de facturation sont toujours exactes et fiables. Ainsi, les entreprises sont en mesure de convertir les données « à la volée » à partir de systèmes existants tout en conservant le plus haut niveau d‘exactitude dans les données.

Bien que l’entrée en vigueur de la législation SEPA soit annoncée depuis 10 ans, de nombreuses entreprises de la zone euro ne sont toujours pas préparées à cette échéance. L’heure tourne et il devient urgent pour elles de prendre des mesures. Néanmoins, la mise en conformité est encore possible. En suivant les étapes mentionnées précédemment et en faisant appel à une aide externe si nécessaire, les entreprises peuvent encore entreprendre leur migration vers le SEPA et éviter de lourdes pénalités financières, des problèmes opérationnels et les retombées négatives que leur non-conformité pourrait entraîner sur leur réputation.